Midt-Telemark kommune

Sette fravær/status på telefon og kalender

Sette fravær/status på telefon og kalender

Informasjon til ansatte om Outlook kalender og hvordan sette fravær/status på arbeidsmobilen.

Servicetorget bruker et elektronisk telefonstøttesystem, Telenor. Telefonsystemet har også kobling mot Outlook-kalender, slik at vi i servicetorget kan gi innringere/publikum relevant og oppdatert informasjon om fravær og tilbakekomsttid.

Eventuelle beskjeder mottatt i servicetorget blir sendt til arbeidstelefonen via sentralbordløsningen.

 

Hvordan melde fravær i Outlook-kalenderen

Når du oppretter en avtale eller et møte i Outlook-kalenderen er det viktig at du velger riktig status på avtalen/møtet.

      

Bilde av utsnitt i Outlook - Klikk for stort bilde Bilde av utsnitt i Outlook - Vis som - Klikk for stort bilde   

 

 

 

 

 

Ledig – Denne markeringen stenger ikke telefonen din

Arbeider et annet sted – Denne markeringen stenger ikke telefonen din

Foreløpig – Denne markeringen stenger ikke telefonen din

Opptatt – Telefonen blir stengt og anrop blir sendt til Min Svartjeneste

Fraværende – Telefonen blir stengt og anrop blir sendt til Min Svartjeneste
 

Min Svartjeneste 

Med viderekobling til Min Svartjeneste vil den som ringer få lest opp årsaken til viderekobling, og en meny med mulige tastevalg. Det vil fortsatt være mulig å komme igjennom på telefonen dersom innringere taster 4. Dette kan være lurt å informere om til barn og familie.

OBS! Telefonen blir også stengt for dere som har kombinert jobb/privat telefon. For eksempel når dere har ferie, så må dere velge status «ledig» for at telefonene skal kunne komme igjennom.
 

Markering av møter

Husk å marker status på møtene du kaller inn eller huskelapper du lager selv.

 

Kommunens interne telefonliste

Alle som har jobbtelefon, kombinert jobb/privat telefon eller avdelingstelefon må laste ned appen «Telenor MBN».

I appen har du tilgang til alle telefonnummer til andre som jobber i kommunen og skal brukes for å søke etter kollegaer.

Søk utføres i søkevinduet som åpnes ved å trykke på forstørrelsesglasset nederst i appen.
Interne brukere i Bedriftskatalogen vises med et statusikon:

  • Grønn ring: Kontakten er ledig
  • Gul trekant: Kontakten har et aktivt fravær
  • Rød firkant: Kontakten er opptatt i en samtale
  • Grå diamant: Kontakten har avslått telefon, eller befinner seg utenfor dekning.

Bilde som viser kontakter i bedriftskatalogen i MBN - Klikk for stort bilde  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Meld fravær på mobil

For de som har arbeidsmobil, må fravær registreres i Appen "Mobilt bedriftsnett" direkte på mobilen. 

Å sette fravær/status er viktig for å håndtere innringere profesjonelt når du er opptatt, samt hjelpe sentralbordet med å håndtere innringere på en bedre måte. Slik setter du fravær/status:

  1. Klikk på ikonet (bildet) øverst til venstre.

     
  2. Velg passende fraværsgrunn under "Sett status".


     
  3. Velg varighet på fraværet, enten ved å trykke hurtigvalgene eller ved å klikke på klokke/dato-teksten oppe til høyre.
     
  4. Velg under "Viderekobling" hva som skal skje med anropene som kommer under fraværet ditt. Ved å velge "Min svartjeneste" får innringeren opplest at du har et aktivt fravær, når du blir ledig igjen, og det gis evt. valg for videre håndtering av samtalen.
     
  5. Lagre.