Hvilke dokumenter er berørt?

Er du saksbehandler i kommunen, legger du ut dokumenter på nett eller sender du dokumenter til innbyggere digitalt? Da må du følge lovverket om at dokumenter må være universelt utformede.

• Reglene gjelder for alle dokumenter som er publisert etter 1. februar 2021 og som er tilgjengelige digitalt (på nettsiden, digipost osv), uavsett om du bruker Word eller et fagsystem for å produsere disse.
• Dokumenter du selv lager i Word, PowerPoint osv, skal også være universelt utformede om de skal være tilgjengelige digitalt i en av våre hovedløsninger
• Dokumenter som produseres i fagsystemer bruker gjerne ferdige maler, som også må være universelt utformede om dokumentene skal sendes digitalt eller være tilgjengelige digitalt.
• Hvis dokumenter først produseres i et format som er universelt utformet, for å så eksporteres til et annet format, må vi sikre at riktig formatering følger med og at vi bruker de filformater som er "godkjente".

Universelt utformede dokumenter/filer på nettsiden

Hvis du planlegger å bruke et dokument på nettsiden anbefaler vi at du hvis det er mulig publiserer informasjonen som HTML i stedet (som en artikkel eller et digitalt dokument)

Universelt utformede dokumenter på nettsiden

• Hvis det er mulig bør du publisere informasjon som HTML (artikler på nettsiden, eller et digitalt dokument)
• Du må sette opp artikkelen eller det digitale dokumentet i henhold til kravene (bruk veilederen for å lage innhold til nettsiden)
• Dersom du må benytte dokumenter, må du sørge for at de er en universelt utformet PDF du bruker på nettsiden.

Hvorfor vi ikke ønsker å lenke til dokumenter på nettsiden

• Det er stor risiko at dokumentet du laster opp ikke er universelt utformet (dette er lovpålagt)
• Det er komplisert å lage universelt utformede dokumenter
• Du må sette opp et original Word eller et annet program som er universelt utformet
• Du må bruke verktøy for å sjekke Word-dokumentet for å se at det ikke er noen feil i forhold til universell utforming. (Høyreklikk nede på worddokumentet og huk av for "tilgjengelighetskontroll")
• Du må så eksportere dokumentet til PDF.
• I eksporten risikerer du at de formateringene du gjort i Word blir borte eller tolkes feil
• Du må derfor også sjekke PDF-filen for feil og rette opp før du kan laste opp filen på nettsiden

NB! Alt dette tar sannsynligvis lenger tid enn å lage en HTML-verson (artikkel eller digitalt dokument), som innholder essensen i dokumentet.