Midt-Telemark kommune

Du er her:

Veileder for dokumenter

  1. 1 Hvordan sjekke om dokumenter er UU?
  2. 2 Klart språk
  3. 3 Overskrifter og bruk av stiler
  4. 4 Bilder og illustrasjoner
  5. 5 Tekstspalter
  6. 6 Kontrast mellom tekst og bakgrunn
  7. 7 Tabeller
  8. 8 Diagrammer
  9. 9 Lenker
  10. 10 Språk og stavekontroll
  11. 11 Hvordan lage UU dokumenter
  12. 12 Skanning fra papir til PDF
  13. 13 Konvertering fra Word til PDF
  14. 14 Kontrollere at dokumenter er universelt utformet
Til dokumentforside Last ned som PDF
Forrige kapittel Neste kapittel

13 Konvertering fra Word til PDF

Konvertering

Konvertering fra Word-dokument til PDF gjøres gjennom å velge «Lagre som PDF» i Word. Alternativt kan dokumentet konverteres i Adobe Acrobat Pro. Dette gjøres gjennom å velge «Opprett PDF» under Verktøy-fanen. 

I en konvertering er det som regel alltid noe informasjon som går tapt, uten at det trenger å være kritisk viktig informasjon. Vår erfaring tilsier at følgende informasjon ofte forsvinner eller mistolkes i konverteringen fra Office-programmer til PDF:

  • Tittel på dokumentet blir borte.
  • Tekstbokser oppfattes som bilder som mangler alternativtekst.
  • Tabeller mangler overskriftsrader
  • Selv om du har gitt alternativtekst til en figur laget i Office, kan deler av figuren (eksempelvis piler, linjer eller bokser) oppfattes som selvstendige bilder uten alternativtekst.
  • Leserekkefølgen kan bli feil, særlig i Powerpoint-presentasjoner. Det betyr eksempelvis at det som står nederst på lysbildet leses først.

 

Bruk riktig innstilling

Når du skal konvertere dokumenter fra Word til PDF, må du passe på å bruke riktige innstillinger. Det finnes flere måter å ivareta disse innstillingene på. Adobe PDFMaker og Word sin innebygde Lagre som-funksjon er eksempler på metoder som fungerer.

Hvis du bruker Word sin Lagre som-funksjon, er det viktig at konverteringen ivaretar egenskapene i det opprinnelige dokumentet.

Slik sørger du for at Word konverterer riktig:

  • Trykk Lagre som.
  • Velg filformatet PDF.
  • Trykk knappen Alternativer.
  • Kryss av for alternativet Opprett bokmerker ved hjelp av overskrifter.
  • Kryss av for alternativet Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet.

Les mer om dette her på orkideIKT sine sider

Det er og viktig å få med korrekt tittel på selve dokumentet. Dette er en del av lovkravet. Se bilde under for hvor man må fylle inn tittel. Denne står blank i utgangspunktet. 

 

Bilde av hvordan legge inn tittel korrekt i koberteringen til PDF - Klikk for stort bilde     

Når du lager PDF-en på riktig måte, får alle innholdsobjektene en såkalt tag, som enten alene eller sammen med en rolletildeling definerer hvordan skjermlesere skal tolke objektene i dokumentet. Da blir det mulig for dem som bruker skjermleser å oppfatte hva som er overskrifter eller finne fram i en tabell.

Forrige kapittel Neste kapittel